ΕΕΕΣ: Τι είναι και πώς συμπληρώνεται σωστά σε δημόσιο διαγωνισμό
Updated: Sep 22
Ετοιμάζετε την προσφορά σας για έναν δημόσιο διαγωνισμό και στα δικαιολογητικά συμμετοχής συναντάτε το Ευρωπαϊκό Ενιαίο Έγγραφο Σύμβασης, γνωστό ως ΕΕΕΣ. Με την πρώτη ματιά μπορεί να μοιάζει με ακόμη ένα τυπικό έντυπο. Στην πραγματικότητα, όμως, αποτελεί ένα από τα σημαντικότερα έγγραφα της προσφοράς.
Μέσω του ΕΕΕΣ η επιχείρηση δηλώνει, μεταξύ άλλων, ότι δεν συντρέχουν λόγοι αποκλεισμού και ότι πληροί τα κριτήρια συμμετοχής που θέτει η διακήρυξη. Λανθασμένες, ελλιπείς ή αντιφατικές απαντήσεις μπορεί να οδηγήσουν σε αίτημα διευκρινίσεων, καθυστέρηση ή ακόμη και απόρριψη της προσφοράς, ανάλογα με το είδος του σφάλματος.
Αν προετοιμάζετε για πρώτη φορά ηλεκτρονική προσφορά, μπορείτε να ξεκινήσετε από τον αναλυτικό οδηγό μας για τη συμμετοχή σε δημόσιο διαγωνισμό μέσω ΕΣΗΔΗΣ.
Στον οδηγό που ακολουθεί εξηγούμε τι είναι το ΕΕΕΣ, ποιος πρέπει να το υποβάλει, πώς συμπληρώνεται και ποια σημεία χρειάζονται ιδιαίτερη προσοχή.
Σημαντικό: Το ΕΕΕΣ συμπληρώνεται με βάση τη συγκεκριμένη διακήρυξη και τα στοιχεία κάθε οικονομικού φορέα. Ο παρών οδηγός παρουσιάζει τη συνήθη διαδικασία και δεν αντικαθιστά τον αναλυτικό έλεγχο των εγγράφων του εκάστοτε διαγωνισμού.
1. Τι είναι το ΕΕΕΣ;
Το Ευρωπαϊκό Ενιαίο Έγγραφο Σύμβασης είναι μια ενημερωμένη επίσημη δήλωση του οικονομικού φορέα, η οποία χρησιμοποιείται ως προκαταρκτική απόδειξη ότι:
δεν βρίσκεται σε κατάσταση που αποτελεί λόγο αποκλεισμού,
πληροί τα κριτήρια επιλογής που ορίζει η διακήρυξη,
τηρεί, όπου εφαρμόζονται, τους κανόνες περιορισμού του αριθμού των υποψηφίων.
Σκοπός του είναι να μην υποχρεώνεται κάθε συμμετέχουσα επιχείρηση να καταθέτει εξαρχής το σύνολο των πιστοποιητικών και των αποδεικτικών εγγράφων.
Αυτό δεν σημαίνει ότι τα δικαιολογητικά δεν θα χρειαστούν. Η αναθέτουσα αρχή μπορεί να ζητήσει αποδεικτικά έγγραφα κατά τη διάρκεια της διαδικασίας, εφόσον αυτό απαιτείται για την ορθή διεξαγωγή της. Πριν από την ανάθεση της σύμβασης, ο προσωρινός ανάδοχος καλείται να προσκομίσει τα ενημερωμένα δικαιολογητικά που επιβεβαιώνουν όσα δήλωσε στο ΕΕΕΣ.
Με απλά λόγια, το ΕΕΕΣ δεν αντικαθιστά οριστικά τα πιστοποιητικά. Μεταθέτει τον αναλυτικό έλεγχό τους σε μεταγενέστερο στάδιο και περιορίζει τον αρχικό διοικητικό φόρτο για τις επιχειρήσεις.
2. Πού βρίσκεται και πώς συμπληρώνεται;
Η αναθέτουσα αρχή αναρτά συνήθως στα έγγραφα του διαγωνισμού:
το ΕΕΕΣ σε μορφή PDF, ώστε οι ενδιαφερόμενοι να βλέπουν τις ερωτήσεις και τις απαιτήσεις,
το αντίστοιχο ηλεκτρονικό αρχείο XML, το οποίο μπορεί να εισαχθεί στην υπηρεσία ηλεκτρονικής συμπλήρωσης.
Για τη δημιουργία της απάντησης μπορεί να χρησιμοποιηθεί η εθνική υπηρεσία Promitheus ESPDint. Ο οικονομικός φορέας εισάγει το αρχείο XML της αναθέτουσας αρχής, συμπληρώνει τις απαντήσεις του και εξάγει το τελικό έγγραφο.
Είναι προτιμότερο να ξεκινάτε πάντοτε από το αρχείο του συγκεκριμένου διαγωνισμού και όχι από ένα παλαιότερο ΕΕΕΣ της επιχείρησης. Με αυτόν τον τρόπο μεταφέρονται σωστά τα στοιχεία της διαδικασίας και εμφανίζονται τα κριτήρια που έχει επιλέξει η αναθέτουσα αρχή.
Αν το αρχείο XML απουσιάζει, δεν ανοίγει ή παρουσιάζει διαφορές από τη διακήρυξη και το PDF, το ζήτημα πρέπει να ελεγχθεί εγκαίρως. Εφόσον απαιτείται, υποβάλλεται σχετικό ερώτημα στην αναθέτουσα αρχή πριν από τη λήξη της προθεσμίας διευκρινίσεων.
3. Ποια μέρη περιλαμβάνει το ΕΕΕΣ;
Το ΕΕΕΣ ακολουθεί μια συγκεκριμένη δομή:
Μέρος I: Στοιχεία της διαδικασίας
Περιλαμβάνει πληροφορίες για τον διαγωνισμό και την αναθέτουσα αρχή. Τα στοιχεία αυτά προέρχονται συνήθως από το αρχείο που έχει συντάξει η ίδια η αναθέτουσα αρχή.
Μέρος II: Στοιχεία του οικονομικού φορέα
Καταχωρίζονται τα στοιχεία της επιχείρησης, οι νόμιμοι εκπρόσωποι, ο τρόπος συμμετοχής, καθώς και πληροφορίες για τυχόν ένωση οικονομικών φορέων, στήριξη στις ικανότητες τρίτων ή υπεργολαβία.
Μέρος III: Λόγοι αποκλεισμού
Περιλαμβάνει ερωτήσεις που αφορούν, μεταξύ άλλων:
ποινικές καταδίκες,
φορολογικές και ασφαλιστικές υποχρεώσεις,
αφερεγγυότητα ή παύση δραστηριότητας,
σύγκρουση συμφερόντων,
σοβαρό επαγγελματικό παράπτωμα,
στρέβλωση του ανταγωνισμού,
προηγούμενη πλημμελή εκτέλεση δημόσιας σύμβασης.
Οι απαντήσεις πρέπει να αποτυπώνουν την πραγματική κατάσταση της επιχείρησης. Μια θετική απάντηση δεν πρέπει να αποκρύπτεται. Χρειάζεται να συνοδεύεται από τις απαραίτητες πληροφορίες και, όπου συντρέχει περίπτωση, από αναφορά στα μέτρα που έχει λάβει ο οικονομικός φορέας.
Μέρος IV: Κριτήρια επιλογής
Εδώ δηλώνεται εάν η επιχείρηση πληροί τα κριτήρια που έχουν τεθεί σχετικά με:
την καταλληλότητα άσκησης της επαγγελματικής δραστηριότητας,
την οικονομική και χρηματοοικονομική επάρκεια,
την τεχνική και επαγγελματική ικανότητα,
τα πρότυπα διασφάλισης ποιότητας ή περιβαλλοντικής διαχείρισης.
Σε ορισμένους διαγωνισμούς η αναθέτουσα αρχή επιτρέπει τη συμπλήρωση μόνο της συνολικής ένδειξης ότι πληρούνται όλα τα κριτήρια. Σε άλλους απαιτεί αναλυτικές απαντήσεις για κάθε κριτήριο. Ακολουθείτε πάντοτε τη μορφή του ΕΕΕΣ και τους όρους της συγκεκριμένης διακήρυξης.
Μέρος V: Περιορισμός του αριθμού των υποψηφίων
Συμπληρώνεται μόνο όταν η διαδικασία προβλέπει περιορισμό των υποψηφίων με αντικειμενικά κριτήρια.
Μέρος VI: Τελικές δηλώσεις
Περιλαμβάνει τις τελικές δηλώσεις και τη συναίνεση του οικονομικού φορέα σχετικά με τον έλεγχο και την προσκόμιση των απαιτούμενων στοιχείων.
4. Ποιος πρέπει να υποβάλει ΕΕΕΣ;
Η απάντηση εξαρτάται από τον τρόπο συμμετοχής:
Αν μια επιχείρηση συμμετέχει μόνη της και στηρίζεται αποκλειστικά στις δικές της ικανότητες, υποβάλλει το δικό της ΕΕΕΣ.
Αν η προσφορά υποβάλλεται από ένωση οικονομικών φορέων, κάθε μέλος της ένωσης υποβάλλει χωριστό ΕΕΕΣ.
Αν ο συμμετέχων στηρίζεται στις οικονομικές, χρηματοοικονομικές, τεχνικές ή επαγγελματικές ικανότητες άλλου φορέα, απαιτείται ΕΕΕΣ και για τον φορέα που παρέχει τη στήριξη.
Για τους υπεργολάβους ακολουθούνται οι ειδικές απαιτήσεις της διακήρυξης και του ΕΕΕΣ του διαγωνισμού.
Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται στη διάκριση μεταξύ απλού υπεργολάβου και φορέα στις ικανότητες του οποίου στηρίζεται ο συμμετέχων για να καλύψει ένα κριτήριο επιλογής. Η λανθασμένη αποτύπωση της σχέσης μπορεί να δημιουργήσει ασυνέπεια ανάμεσα στο ΕΕΕΣ, στην τεχνική προσφορά και στα υπόλοιπα δικαιολογητικά.
5. Πώς συμπληρώνεται σωστά, βήμα προς βήμα
Βήμα 1: Ελέγξτε τη διακήρυξη και τα παραρτήματα
Πριν ανοίξετε την ηλεκτρονική υπηρεσία, εντοπίστε:
τους λόγους αποκλεισμού,
τα κριτήρια οικονομικής και χρηματοοικονομικής επάρκειας,
τις απαιτήσεις τεχνικής και επαγγελματικής ικανότητας,
τις πιστοποιήσεις και άδειες,
τους όρους για ενώσεις, τρίτους φορείς και υπεργολάβους,
τα τμήματα για τα οποία θα καταθέσετε προσφορά.
Το ΕΕΕΣ δεν πρέπει να συμπληρώνεται απομονωμένα από τα υπόλοιπα έγγραφα της σύμβασης.
Βήμα 2: Χρησιμοποιήστε το σωστό αρχείο XML
Ελέγξτε ότι το αρχείο αφορά τη συγκεκριμένη διαδικασία και όχι άλλο διαγωνισμό ή παλαιότερη έκδοση. Επιβεβαιώστε τα στοιχεία της αναθέτουσας αρχής, τον τίτλο και τον αριθμό αναφοράς.
Βήμα 3: Δηλώστε σωστά τη μορφή συμμετοχής
Αναφέρετε εάν η επιχείρηση συμμετέχει μόνη της ή ως μέλος ένωσης, σε ποια τμήματα υποβάλλει προσφορά και εάν χρησιμοποιεί τρίτους φορείς ή υπεργολάβους.
Οι πληροφορίες αυτές πρέπει να συμφωνούν με όλα τα υπόλοιπα έγγραφα της προσφοράς.
Βήμα 4: Συμπληρώστε με ακρίβεια τα εταιρικά στοιχεία
Η επωνυμία, ο διακριτικός τίτλος, η έδρα, ο ΑΦΜ και τα στοιχεία εκπροσώπησης πρέπει να αντιστοιχούν στα ισχύοντα νομιμοποιητικά της επιχείρησης.
Μην αντιγράφετε μηχανικά στοιχεία από παλαιότερη προσφορά χωρίς να ελέγξετε εάν έχουν μεσολαβήσει αλλαγές στην εκπροσώπηση, στο καταστατικό ή στα στοιχεία επικοινωνίας.
Βήμα 5: Απαντήστε σε όλες τις ενεργές ερωτήσεις
Μην αφήνετε κενά πεδία επειδή θεωρείτε ότι μια ερώτηση δεν αφορά την επιχείρηση. Επιλέξτε την κατάλληλη απάντηση και προσθέστε επεξήγηση όπου ζητείται.
Αν μία απάντηση απαιτεί πληροφορίες που δεν χωρούν ή δεν αποτυπώνονται επαρκώς στο ηλεκτρονικό πεδίο, εξετάζεται η χρήση συνοδευτικής υπεύθυνης δήλωσης, σύμφωνα με τη διακήρυξη και το άρθρο 79 του ν. 4412/2016.
Βήμα 6: Μην δηλώνετε κριτήρια που δεν μπορείτε να αποδείξετε
Πριν δηλώσετε ότι καλύπτεται συγκεκριμένος κύκλος εργασιών, εμπειρία, σύμβαση αναφοράς, πιστοποίηση ή στελέχωση, βεβαιωθείτε ότι υπάρχουν τα αντίστοιχα αποδεικτικά έγγραφα και ότι καλύπτουν ακριβώς την απαίτηση.
Το κρίσιμο ερώτημα δεν είναι μόνο «το διαθέτουμε;», αλλά και «μπορούμε να το αποδείξουμε με τον τρόπο και για το χρονικό διάστημα που ζητά η διακήρυξη;».
Βήμα 7: Ελέγξτε τις θετικές απαντήσεις στους λόγους αποκλεισμού
Μια θετική απάντηση συνήθως ενεργοποιεί πρόσθετα πεδία. Εκεί πρέπει να περιγραφούν τα πραγματικά περιστατικά, η σχετική απόφαση και, όπου εφαρμόζεται, τα επανορθωτικά μέτρα που έχουν ληφθεί.
Μια σύντομη ή αόριστη αναφορά μπορεί να μην επιτρέπει στην αναθέτουσα αρχή να αξιολογήσει σωστά την κατάσταση.
Βήμα 8: Εξαγάγετε και ελέγξτε το τελικό αρχείο
Μετά τη συμπλήρωση, εξαγάγετε το αρχείο στις μορφές που απαιτεί η διακήρυξη. Ανοίξτε το PDF και ελέγξτε ότι:
εμφανίζονται όλες οι σελίδες και οι απαντήσεις,
δεν υπάρχουν κενά ή αλλοιωμένοι χαρακτήρες,
τα στοιχεία του διαγωνισμού είναι σωστά,
δεν έχουν παραμείνει πληροφορίες από άλλη διαδικασία,
το τελικό έγγραφο συμφωνεί με την προσφορά.
6. Ποιος υπογράφει το ΕΕΕΣ;
Σύμφωνα με το άρθρο 79Α του ν. 4412/2016, το ΕΕΕΣ μπορεί να υπογράφεται από τον κατά περίπτωση εκπρόσωπο του οικονομικού φορέα.
Ως εκπρόσωπος νοείται:
ο νόμιμος εκπρόσωπος, όπως προκύπτει από το ισχύον καταστατικό ή το πρακτικό εκπροσώπησης, ή
φυσικό πρόσωπο που έχει εξουσιοδοτηθεί αρμοδίως να εκπροσωπεί την επιχείρηση στις διαδικασίες σύναψης συμβάσεων ή στον συγκεκριμένο διαγωνισμό.
Επομένως, δεν απαιτείται να υπογράψουν χωριστά όλα τα μέλη της διοίκησης για τα οποία καλύπτονται οι σχετικές δηλώσεις περί λόγων αποκλεισμού.
Κάθε οικονομικός φορέας που υποβάλλει χωριστό ΕΕΕΣ —όπως μέλος ένωσης ή τρίτος φορέας που παρέχει στήριξη— πρέπει να φροντίσει για την υπογραφή του δικού του εγγράφου από το κατάλληλο πρόσωπο.
Πότε πρέπει να υπογραφεί;
Με βάση την ισχύουσα διατύπωση του άρθρου 79Α, το ΕΕΕΣ πρέπει να φέρει ημερομηνία υπογραφής εντός της περιόδου κατά την οποία μπορούν να υποβάλλονται προσφορές ή αιτήσεις συμμετοχής.
Παλαιότεροι οδηγοί ενδέχεται να αναφέρουν ότι το ΕΕΕΣ μπορεί να υπογράφεται έως δέκα ημέρες πριν από την καταληκτική ημερομηνία. Η διατύπωση αυτή έχει αλλάξει και δεν πρέπει να χρησιμοποιείται χωρίς έλεγχο της ισχύουσας νομοθεσίας.
Αν, μετά την υπογραφή και πριν από την καταληκτική ημερομηνία, μεταβληθούν στοιχεία που έχουν δηλωθεί στο ΕΕΕΣ, ο οικονομικός φορέας οφείλει να αποσύρει την προσφορά και μπορεί να την υποβάλει εκ νέου με επικαιροποιημένο ΕΕΕΣ.
7. Μπορεί να χρησιμοποιηθεί ΕΕΕΣ από προηγούμενο διαγωνισμό;
Η νομοθεσία επιτρέπει την εκ νέου χρήση ΕΕΕΣ, εφόσον ο οικονομικός φορέας επιβεβαιώνει ότι οι πληροφορίες που περιλαμβάνει εξακολουθούν να είναι αληθείς.
Στην πράξη, όμως, κάθε διαγωνισμός έχει διαφορετικά:
στοιχεία διαδικασίας,
κριτήρια συμμετοχής και επιλογής,
τμήματα,
τεχνικές απαιτήσεις,
ερωτήσεις ή ειδικούς όρους.
Για τον λόγο αυτό, η ασφαλέστερη πρακτική είναι να δημιουργείται νέα απάντηση με βάση το XML της συγκεκριμένης αναθέτουσας αρχής. Ένα παλαιότερο ΕΕΕΣ μπορεί να χρησιμοποιηθεί ως βοήθημα για τα σταθερά εταιρικά στοιχεία, όχι ως έτοιμο αρχείο προς υπογραφή και υποβολή.
8. Συχνά λάθη στη συμπλήρωση του ΕΕΕΣ
Τα συνηθέστερα προβλήματα είναι:
η χρήση XML ή ΕΕΕΣ άλλου διαγωνισμού,
η αναγραφή παλαιών εταιρικών στοιχείων ή εκπροσώπων,
η παράλειψη χωριστού ΕΕΕΣ για μέλος ένωσης ή τρίτο φορέα,
η λανθασμένη δήλωση της σχέσης με υπεργολάβο ή φορέα στήριξης,
η παράλειψη τμήματος για το οποίο υποβάλλεται προσφορά,
οι αναπάντητες ερωτήσεις,
οι αντιφατικές απαντήσεις σε διαφορετικά μέρη του εγγράφου,
η δήλωση εμπειρίας ή κύκλου εργασιών που δεν αποδεικνύεται,
η θετική απάντηση χωρίς επαρκείς εξηγήσεις,
η απόκρυψη πραγματικού περιστατικού που πρέπει να δηλωθεί,
η υπογραφή από πρόσωπο χωρίς δικαίωμα εκπροσώπησης,
η υπογραφή με μη επιτρεπτή ημερομηνία,
η υποβολή ανυπόγραφου ή λανθασμένου αρχείου,
η τοποθέτηση του ΕΕΕΣ σε λάθος ηλεκτρονικό υποφάκελο.
Η δυνατότητα υποβολής διευκρινίσεων δεν πρέπει να θεωρείται δεδομένη ούτε να χρησιμοποιείται ως υποκατάστατο του αρχικού ελέγχου. Δεν μπορούν όλα τα σφάλματα να διορθωθούν μετά τη λήξη της προθεσμίας.
9. Τελικός έλεγχος πριν από την υποβολή
Πριν οριστικοποιήσετε την προσφορά, επιβεβαιώστε ότι:
χρησιμοποιήθηκε το ΕΕΕΣ του σωστού διαγωνισμού,
έχουν δηλωθεί τα σωστά τμήματα,
τα εταιρικά στοιχεία και η εκπροσώπηση είναι επίκαιρα,
έχουν απαντηθεί όλες οι απαιτούμενες ερωτήσεις,
οι απαντήσεις συμφωνούν με τη διακήρυξη και τα υπόλοιπα έγγραφα,
κάθε δηλωμένο κριτήριο μπορεί να αποδειχθεί,
έχουν υποβληθεί χωριστά ΕΕΕΣ όπου απαιτούνται,
το έγγραφο έχει υπογραφεί από το κατάλληλο πρόσωπο,
η ημερομηνία υπογραφής βρίσκεται εντός της επιτρεπόμενης περιόδου,
η ηλεκτρονική υπογραφή είναι έγκυρη,
έχει επισυναφθεί το σωστό αρχείο στον σωστό υποφάκελο.
Συχνές ερωτήσεις
Το ΕΕΕΣ αντικαθιστά όλα τα δικαιολογητικά;
Όχι οριστικά. Χρησιμοποιείται ως προκαταρκτική απόδειξη. Η αναθέτουσα αρχή μπορεί να ζητήσει αποδεικτικά έγγραφα κατά τη διαδικασία, ενώ ο προσωρινός ανάδοχος καλείται να τεκμηριώσει τις δηλώσεις του πριν από την κατακύρωση.
Χρειάζεται ξεχωριστό ΕΕΕΣ για κάθε μέλος μιας ένωσης;
Ναι. Κάθε μέλος της ένωσης υποβάλλει το δικό του ΕΕΕΣ, με τα δικά του στοιχεία, δηλώσεις και υπογραφή.
Χρειάζεται ΕΕΕΣ για έναν υπεργολάβο;
Εξαρτάται από τον ρόλο του υπεργολάβου και τους όρους της διακήρυξης. Αν ο συμμετέχων στηρίζεται στις ικανότητές του για να καλύψει κριτήριο επιλογής, απαιτείται χωριστό ΕΕΕΣ για τον φορέα που παρέχει τη στήριξη. Για τις λοιπές περιπτώσεις εφαρμόζονται οι ειδικές απαιτήσεις του διαγωνισμού.
Μπορώ να αφήσω κενή μια ερώτηση που δεν αφορά την επιχείρηση;
Δεν είναι ασφαλές να αφήνονται ενεργά πεδία χωρίς απάντηση. Επιλέξτε την κατάλληλη ένδειξη και δώστε τις πληροφορίες που ζητούνται.
Πρέπει να υποβάλω το PDF ή το XML;
Ακολουθήστε ακριβώς τη διακήρυξη και τις οδηγίες του διαγωνισμού. Συνήθως υποβάλλεται το συμπληρωμένο και ηλεκτρονικά υπογεγραμμένο PDF, ενώ μπορεί να ζητείται και το αντίστοιχο XML.
Μπορεί να διορθωθεί λάθος μετά την καταληκτική ημερομηνία;
Δεν υπάρχει ενιαία απάντηση για κάθε περίπτωση. Εξαρτάται από το είδος του λάθους και από το εάν μπορεί νόμιμα να διευκρινιστεί ή να συμπληρωθεί. Η προσφορά πρέπει να προετοιμάζεται εξαρχής ως πλήρης και ορθή, χωρίς να βασίζεται σε πιθανή μεταγενέστερη διόρθωση.
Χρειάζεστε βοήθεια με το ΕΕΕΣ και την προσφορά σας;
Η ομάδα του ediagonismos.gr αναλαμβάνει τον έλεγχο της διακήρυξης, τη συμπλήρωση και επαλήθευση του ΕΕΕΣ, την οργάνωση των δικαιολογητικών συμμετοχής και την ηλεκτρονική υποβολή της προσφοράς στο ΕΣΗΔΗΣ.
Αν έχετε εντοπίσει έναν διαγωνισμό που σας ενδιαφέρει, στείλτε μας τη διακήρυξη για να εξετάσουμε τις απαιτήσεις και να σας ενημερώσουμε για τα επόμενα βήματα.
Comments