Προσωρινός ανάδοχος: τα δικαιολογητικά κατακύρωσης
Η αναθέτουσα αρχή σάς καλεί να υποβάλετε δικαιολογητικά ως προσωρινός ανάδοχος. Πρόκειται για σημαντική εξέλιξη, όχι όμως ακόμη για ολοκληρωμένη κατακύρωση. Σε αυτό το στάδιο πρέπει να αποδείξετε με συγκεκριμένα έγγραφα όσα δηλώσατε στο ΕΕΕΣ και ότι εξακολουθείτε να πληροίτε τους όρους της διακήρυξης.
Δεν ετοιμάζετε ξανά την τεχνική και την οικονομική προσφορά. Ετοιμάζετε τον φάκελο που θα επιτρέψει στην αναθέτουσα αρχή να ελέγξει την επιχείρησή σας πριν αποφασίσει την κατακύρωση.
Ξεκινήστε από την πρόσκληση, όχι από τον παλιό σας φάκελο
Διαβάστε την πρόσκληση που λάβατε στο ΕΣΗΔΗΣ και σημειώστε αμέσως την προθεσμία. Το άρθρο 103 του ν. 4412/2016 προβλέπει υποβολή των δικαιολογητικών εντός δέκα ημερών από την κοινοποίηση της έγγραφης πρόσκλησης.
Στη συνέχεια ανοίξτε τη σχετική ενότητα της συγκεκριμένης διακήρυξης. Ένας φάκελος που χρησιμοποιήθηκε σε προηγούμενο διαγωνισμό μπορεί να είναι χρήσιμος ως αφετηρία, όχι όμως ως έτοιμη απάντηση. Διαφορετικές συμβάσεις θέτουν διαφορετικά κριτήρια επιλογής και ζητούν διαφορετικά αποδεικτικά.
Ο πιο πρακτικός τρόπος οργάνωσης είναι να αντιστοιχίσετε κάθε απαίτηση της διακήρυξης με το έγγραφο που την αποδεικνύει. Έτσι φαίνεται αμέσως τι υπάρχει, τι πρέπει να εκδοθεί και τι αφορά την εταιρεία ή συγκεκριμένα πρόσωπα της διοίκησής της.
Ελέγξτε τι αποδεικνύει κάθε έγγραφο
Τα δικαιολογητικά δεν είναι μια συλλογή πιστοποιητικών που απλώς ανεβαίνει στο σύστημα. Μπορεί να χρειάζονται, ανάλογα με τη διακήρυξη, στοιχεία για τη νόμιμη εκπροσώπηση, τη μη συνδρομή λόγων αποκλεισμού, τη φορολογική και ασφαλιστική κατάσταση ή την οικονομική και τεχνική ικανότητα της επιχείρησης.
Το ερώτημα για κάθε αρχείο είναι συγκεκριμένο: καλύπτει ακριβώς την απαίτηση για την οποία υποβάλλεται; Αν, για παράδειγμα, η διακήρυξη ζητά απόδειξη εμπειρίας για ορισμένη περίοδο και αντικείμενο, δεν αρκεί ένα έγγραφο που αναφέρει γενικά ότι η επιχείρηση έχει πελάτες ή προηγούμενες συνεργασίες.
Προσέξτε τις ημερομηνίες
Ένα σωστό έγγραφο μπορεί να μη γίνει δεκτό αν δεν πληροί τον κανόνα για τον χρόνο έκδοσης ή ισχύος του. Και εδώ δεν υπάρχει μία κοινή διάρκεια για όλα τα δικαιολογητικά. Το άρθρο 80 του ν. 4412/2016 διακρίνει, μεταξύ άλλων, έγγραφα που πρέπει να είναι σε ισχύ κατά την υποβολή από έγγραφα που πρέπει να έχουν εκδοθεί μέσα σε συγκεκριμένο διάστημα.
Για παράδειγμα, τα αποδεικτικά ισχύουσας εκπροσώπησης νομικού προσώπου πρέπει κατά κανόνα να έχουν εκδοθεί έως τριάντα εργάσιμες ημέρες πριν από την υποβολή τους, εκτός αν προβλέπεται ειδικός χρόνος ισχύος. Οι υπεύθυνες δηλώσεις αυτού του σταδίου συντάσσονται μετά την κοινοποίηση της πρόσκλησης.
Γι’ αυτό, πριν χρησιμοποιήσετε ένα πιστοποιητικό που έχετε ήδη αποθηκευμένο, ελέγξτε την ημερομηνία του και τον κανόνα που ισχύει για το συγκεκριμένο είδος εγγράφου.
Αν καθυστερεί η έκδοση δικαιολογητικού
Αν έχετε ζητήσει έγκαιρα ένα δικαιολογητικό από δημόσια αρχή αλλά δεν έχει ακόμη εκδοθεί, μην αφήσετε απλώς κενή τη θέση του στον φάκελο. Το άρθρο 103 προβλέπει δυνατότητα αιτήματος παράτασης προς την αναθέτουσα αρχή, με αποδεικτικά ότι έχει ήδη υποβληθεί αίτηση για τη χορήγησή του. Το αίτημα πρέπει να γίνει εγκαίρως και με τον τρόπο που προβλέπει η διαδικασία.
Ο νόμος προβλέπει επίσης πρόσκληση για συμπλήρωση ελλειπόντων δικαιολογητικών ή παροχή διευκρινίσεων. Αυτό όμως δεν είναι λόγος να στηριχθείτε εξαρχής σε έναν ελλιπή φάκελο.
Ο τελευταίος έλεγχος στο ΕΣΗΔΗΣ
Πριν ολοκληρώσετε την ηλεκτρονική απάντηση, ελέγξτε ξανά την αντιστοίχιση των αρχείων με τις απαιτήσεις της διακήρυξης, τη μορφή τους, τυχόν απαιτούμενες υπογραφές και το αν κάποιο πρωτότυπο πρέπει να προσκομιστεί και σε έντυπη μορφή. Επιβεβαιώστε επίσης ότι η υποβολή στο ΕΣΗΔΗΣ ολοκληρώθηκε· η απλή επισύναψη αρχείων δεν είναι ο τελικός έλεγχος.
Η ιδιότητα του προσωρινού αναδόχου σημαίνει ότι η προσφορά σας προχωρά στο επόμενο στάδιο. Ο φάκελος των δικαιολογητικών πρέπει τώρα να δείξει, χωρίς κενά ή αντιφάσεις, ότι η επιχείρησή σας καλύπτει όσα απαιτεί ο συγκεκριμένος διαγωνισμός.
Αν λάβατε πρόσκληση για δικαιολογητικά κατακύρωσης και χρειάζεστε υποστήριξη στην οργάνωση και την υποβολή τους, στείλτε μας την πρόσκληση και τον σύνδεσμο του διαγωνισμού για να εξετάσουμε τι ζητείται.
Για το προηγούμενο στάδιο, διαβάστε τον οδηγό μας για τα δικαιολογητικά συμμετοχής.
Comments