Πώς να συμμετάσχετε σε δημόσιο διαγωνισμό μέσω ΕΣΗΔΗΣ: Οδηγός βήμα προς βήμα

Εντοπίσατε έναν δημόσιο διαγωνισμό που ταιριάζει στην επιχείρησή σας, κατεβάσατε τη διακήρυξη και βρεθήκατε μπροστά σε εκατοντάδες σελίδες όρων, δικαιολογητικών και τεχνικών απαιτήσεων. Από πού ξεκινάτε και τι πρέπει να προσέξετε, ώστε ένα τυπικό λάθος να μη θέσει εκτός διαγωνισμού μια κατά τα άλλα ανταγωνιστική προσφορά;

Η συμμετοχή σε έναν δημόσιο διαγωνισμό δεν απευθύνεται μόνο σε μεγάλες επιχειρήσεις που διαθέτουν οργανωμένο τμήμα διαγωνισμών. Ατομικές επιχειρήσεις και μικρότερες εταιρείες μπορούν επίσης να διεκδικήσουν δημόσιες συμβάσεις, αρκεί να πληρούν τις απαιτήσεις της εκάστοτε διακήρυξης και να προετοιμάσουν σωστά την προσφορά τους.

Το δύσκολο σημείο δεν είναι μόνο η ηλεκτρονική υποβολή στο ΕΣΗΔΗΣ. Πριν φτάσετε εκεί, πρέπει να ελέγξετε εάν η επιχείρησή σας μπορεί πράγματι να συμμετάσχει, να εντοπίσετε όλα τα απαιτούμενα δικαιολογητικά και να αποδείξετε με σαφήνεια ότι η τεχνική σας προσφορά καλύπτει τις προδιαγραφές.

Στον οδηγό που ακολουθεί παρουσιάζουμε τη διαδικασία βήμα προς βήμα, από τον αρχικό έλεγχο της διακήρυξης μέχρι την κατακύρωση.

Σημαντικό: Κάθε διαγωνισμός έχει διαφορετικούς όρους. Ο παρών οδηγός εξηγεί τη συνήθη διαδικασία και δεν αντικαθιστά τον αναλυτικό έλεγχο της συγκεκριμένης διακήρυξης και των παραρτημάτων της.

1. Μπορεί η επιχείρησή σας να συμμετάσχει;

Αυτή είναι η πρώτη ερώτηση που πρέπει να απαντηθεί — πριν ξεκινήσει η συλλογή εγγράφων και πριν υπολογιστεί η οικονομική προσφορά.

Σε δημόσιους διαγωνισμούς μπορούν να συμμετέχουν, ανάλογα με τους όρους της διακήρυξης, ατομικές επιχειρήσεις, εταιρείες, συνεταιρισμοί, ενώσεις οικονομικών φορέων και επιχειρήσεις εγκατεστημένες στην Ελλάδα ή σε άλλα επιλέξιμα κράτη.

Το γεγονός, όμως, ότι η επιχείρησή σας δραστηριοποιείται στο αντικείμενο του διαγωνισμού δεν σημαίνει αυτομάτως ότι πληροί όλες τις προϋποθέσεις. Η διακήρυξη μπορεί να απαιτεί συγκεκριμένο κύκλο εργασιών, προηγούμενες συμβάσεις αντίστοιχου αντικειμένου, πιστοποιήσεις, άδειες ή εξειδικευμένο προσωπικό. Πρέπει επομένως να ελεγχθεί εάν η επιχείρηση:

• καλύπτει το συγκεκριμένο αντικείμενο της σύμβασης,

• πληροί τα κριτήρια οικονομικής και χρηματοοικονομικής επάρκειας,

• διαθέτει την απαιτούμενη τεχνική και επαγγελματική ικανότητα,

• κατέχει τις άδειες, πιστοποιήσεις ή εγκρίσεις που ζητούνται,

• δεν συντρέχει κάποιος προβλεπόμενος λόγος αποκλεισμού.

Ορισμένα από αυτά αποδεικνύονται αρχικά με δήλωση μέσω του Ευρωπαϊκού Ενιαίου Εγγράφου Σύμβασης (ΕΕΕΣ) και τεκμηριώνονται αργότερα με επίσημα δικαιολογητικά. Άλλα έγγραφα ή στοιχεία μπορεί να απαιτούνται ήδη μέσα στην αρχική προσφορά.

Ο αρχικός αυτός έλεγχος μπορεί να σας γλιτώσει από την προετοιμασία μιας προσφοράς για έναν διαγωνισμό στον οποίο τελικά δεν έχετε δικαίωμα συμμετοχής ή από την ανάληψη μιας σύμβασης με όρους που δεν μπορείτε να υποστηρίξετε.

2. Πριν ξεκινήσετε: τι χρειάζεται για τη συμμετοχή μέσω ΕΣΗΔΗΣ

Αφού επιβεβαιώσετε ότι ο διαγωνισμός ταιριάζει στην επιχείρησή σας, ακολουθεί ο έλεγχος της τεχνικής προετοιμασίας. Οι περισσότεροι ηλεκτρονικοί διαγωνισμοί προμηθειών και υπηρεσιών διενεργούνται μέσω του Εθνικού Συστήματος Ηλεκτρονικών Δημοσίων Συμβάσεων (ΕΣΗΔΗΣ).

Για την ηλεκτρονική συμμετοχή χρειάζονται συνήθως:

Εγγραφή της επιχείρησης στο ΕΣΗΔΗΣ

Η επιχείρηση πρέπει να διαθέτει ενεργό λογαριασμό οικονομικού φορέα στο υποσύστημα ΕΣΗΔΗΣ Προμήθειες και Υπηρεσίες. Η εγγραφή δεν πρέπει να αφήνεται για την τελευταία στιγμή, καθώς μπορεί να απαιτηθεί χρόνος για την ολοκλήρωση και την ενεργοποίησή της.

Εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή

Τα έγγραφα για τα οποία απαιτείται υπογραφή πρέπει να υπογράφονται ηλεκτρονικά από το κατάλληλα εξουσιοδοτημένο πρόσωπο, σύμφωνα με τις απαιτήσεις της διακήρυξης και της ισχύουσας διαδικασίας.

Σωστή εκπροσώπηση της επιχείρησης

Πρέπει να προκύπτει ποιος έχει δικαίωμα να δεσμεύει και να εκπροσωπεί την επιχείρηση. Αν την προσφορά υπογράφει ή υποβάλλει άλλο πρόσωπο, ενδέχεται να απαιτείται σχετική εξουσιοδότηση ή απόφαση του αρμόδιου εταιρικού οργάνου.

3. Πώς διαβάζετε σωστά τη διακήρυξη

Μην ξεκινήσετε συγκεντρώνοντας δικαιολογητικά πριν κατανοήσετε τι ακριβώς ζητά η σύμβαση. Το πρώτο ουσιαστικό βήμα είναι να ελέγξετε εάν η επιχείρηση μπορεί και θέλει να αναλάβει το συγκεκριμένο αντικείμενο με τους όρους που τίθενται.

Πριν αποφασίσετε να συμμετάσχετε, εξετάστε τουλάχιστον:

• το ακριβές αντικείμενο και τις τεχνικές προδιαγραφές,

• τον προϋπολογισμό και τη διάρκεια της σύμβασης,

• εάν επιτρέπεται προσφορά για ένα μόνο τμήμα ή απαιτείται προσφορά για το σύνολο,

• τις ποσότητες, τους τόπους και τους χρόνους παράδοσης,

• τα κριτήρια συμμετοχής και επιλογής,

• το κριτήριο ανάθεσης,

• τις εγγυήσεις που απαιτούνται,

• τις ρήτρες, τις κρατήσεις και τους όρους πληρωμής,

• την καταληκτική ημερομηνία και ώρα υποβολής.

Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζονται όλα τα παραρτήματα και τα υποδείγματα. Συχνά, κρίσιμες απαιτήσεις δεν βρίσκονται συγκεντρωμένες σε ένα σημείο αλλά προκύπτουν από τον συνδυασμό της διακήρυξης, της τεχνικής μελέτης, του υποδείγματος οικονομικής προσφοράς και των διευκρινίσεων που έχουν αναρτηθεί.

4. Τα βασικά μέρη της ηλεκτρονικής προσφοράς

Αφού ολοκληρωθεί ο αρχικός έλεγχος, ξεκινά η οργάνωση του φακέλου. Η ακριβής διάρθρωση καθορίζεται από τη διακήρυξη. Συνήθως, όμως, η προσφορά περιλαμβάνει δύο βασικούς ηλεκτρονικούς υποφακέλους.

Δικαιολογητικά συμμετοχής και τεχνική προσφορά

Σε αυτόν τον υποφάκελο μπορεί να περιλαμβάνονται, μεταξύ άλλων:

• το ΕΕΕΣ,

• η εγγυητική επιστολή συμμετοχής, όταν απαιτείται,

• νομιμοποιητικά ή έγγραφα εκπροσώπησης, εφόσον ζητούνται στο συγκεκριμένο στάδιο,

• τεχνική περιγραφή ή τεχνική προσφορά,

• πίνακες συμμόρφωσης,

• τεχνικά φυλλάδια και πιστοποιητικά,

• δηλώσεις, δεσμεύσεις και λοιπά υποδείγματα της διακήρυξης.

Η τεχνική προσφορά πρέπει να απαντά με σαφήνεια σε κάθε απαίτηση. Μια γενική παρουσίαση της εταιρείας ή η απλή επισύναψη ενός εμπορικού φυλλαδίου δεν αποδεικνύει απαραίτητα ότι καλύπτονται όλες οι τεχνικές προδιαγραφές.

Οικονομική προσφορά

Η οικονομική προσφορά συμπληρώνεται με τον τρόπο που ορίζει η διακήρυξη και η ηλεκτρονική διαδικασία. Μπορεί να απαιτείται τόσο η καταχώριση τιμών στο σύστημα όσο και η επισύναψη ειδικού εντύπου οικονομικής προσφοράς.

Οι τιμές, οι ποσότητες, οι μονάδες μέτρησης, ο ΦΠΑ και τα συνολικά ποσά πρέπει να συμφωνούν μεταξύ όλων των πεδίων και των αρχείων. Αποκλίσεις ή οικονομικά στοιχεία τοποθετημένα σε λάθος υποφάκελο μπορεί να δημιουργήσουν σοβαρό πρόβλημα στην αξιολόγηση.

5. Τι είναι το ΕΕΕΣ;

Το Ευρωπαϊκό Ενιαίο Έγγραφο Σύμβασης είναι υπεύθυνη δήλωση του οικονομικού φορέα σχετικά με τους λόγους αποκλεισμού και την πλήρωση των κριτηρίων που θέτει η διακήρυξη. Αποτελεί ένα από τα βασικότερα έγγραφα του φακέλου συμμετοχής.

Το ΕΕΕΣ δεν είναι ένα τυπικό αρχείο που απλώς υπογράφεται. Πρέπει να συμπληρωθεί με βάση:

• τη συγκεκριμένη διαδικασία,

• τα στοιχεία της επιχείρησης και των προσώπων που αφορά,

• τους λόγους αποκλεισμού,

• τα κριτήρια οικονομικής, τεχνικής και επαγγελματικής ικανότητας,

• τυχόν στήριξη στις ικανότητες τρίτων ή συμμετοχή υπεργολάβων.

Λανθασμένες, ελλιπείς ή αντιφατικές απαντήσεις στο ΕΕΕΣ μπορούν να προκαλέσουν διευκρινίσεις, καθυστερήσεις ή και αποκλεισμό, ανάλογα με το είδος και τη δυνατότητα θεραπείας του σφάλματος.

6. Η ηλεκτρονική υποβολή στο ΕΣΗΔΗΣ

Όταν όλα τα έγγραφα είναι έτοιμα, ξεκινά η ηλεκτρονική υποβολή. Τα αρχεία μεταφορτώνονται στον χώρο του διαγωνισμού και συμπληρώνονται τα απαιτούμενα πεδία της προσφοράς.

Στο τελικό στάδιο εξάγονται από το σύστημα οι εκτυπώσεις της τεχνικής και της οικονομικής προσφοράς. Οι εκτυπώσεις αυτές ελέγχονται, υπογράφονται ηλεκτρονικά όπου απαιτείται και επισυνάπτονται εκ νέου στους αντίστοιχους υποφακέλους, σύμφωνα με τη διαδικασία και τους όρους του διαγωνισμού.

Πριν από την οριστική υποβολή πρέπει να ελεγχθούν:

• η σωστή ονομασία και το περιεχόμενο κάθε αρχείου,

• η τοποθέτησή του στον σωστό υποφάκελο,

• η εγκυρότητα των ηλεκτρονικών υπογραφών,

• η συμφωνία των ποσών,

• η πληρότητα των δηλώσεων και των υποδειγμάτων,

• η επιτυχής οριστικοποίηση της προσφοράς στο σύστημα.

Η εργασία αυτή δεν πρέπει να αφήνεται για τα τελευταία λεπτά. Ένα πρόβλημα σύνδεσης, ένα μεγάλο αρχείο, μια λανθασμένη υπογραφή ή μια τελευταία ασυμφωνία μπορεί να μην προλάβει να διορθωθεί. Στόχος πρέπει να είναι η ολοκλήρωση του φακέλου αρκετά νωρίτερα, ώστε να υπάρχει χρόνος για τελικό έλεγχο και ασφαλή υποβολή.

7. Τι συμβαίνει μετά την υποβολή

Μετά τη λήξη της προθεσμίας, η αναθέτουσα αρχή προχωρά στα προβλεπόμενα στάδια αποσφράγισης και αξιολόγησης. Κατά τη διαδικασία μπορεί:

• να ζητήσει διευκρινίσεις ή συμπληρώσεις όπου επιτρέπεται,

• να ελέγξει τη συμμόρφωση της τεχνικής προσφοράς,

• να αξιολογήσει την οικονομική προσφορά,

• να αναδείξει προσωρινό ανάδοχο.

Τα αιτήματα της αναθέτουσας αρχής έχουν συγκεκριμένες προθεσμίες. Για τον λόγο αυτό, η επιχείρηση πρέπει να παρακολουθεί συστηματικά τις επικοινωνίες του διαγωνισμού και να απαντά έγκαιρα και με ακρίβεια.

8. Τα δικαιολογητικά του προσωρινού αναδόχου

Η ανάδειξη μιας επιχείρησης ως προσωρινού αναδόχου δεν σημαίνει ότι η διαδικασία έχει ολοκληρωθεί. Ακολουθεί η υποβολή των αποδεικτικών εγγράφων που επιβεβαιώνουν όσα δηλώθηκαν στο ΕΕΕΣ και όσα απαιτεί η διακήρυξη.

Ανάλογα με την περίπτωση, μπορεί να ζητηθούν:

• ποινικά μητρώα των προσώπων που αφορά η διακήρυξη,

• αποδεικτικά φορολογικής και ασφαλιστικής ενημερότητας,

• πιστοποιητικά δικαστικής ή εταιρικής κατάστασης,

• νομιμοποιητικά και στοιχεία εκπροσώπησης,

• αποδεικτικά εμπειρίας, κύκλου εργασιών ή πιστοποιήσεων,

• άλλα ειδικά δικαιολογητικά του διαγωνισμού.

Κρίσιμο δεν είναι μόνο να υπάρχουν τα έγγραφα, αλλά να έχουν εκδοθεί στον σωστό χρόνο, να καλύπτουν το απαιτούμενο διάστημα και να αποδεικνύουν ακριβώς τις δηλώσεις που έγιναν κατά την υποβολή της προσφοράς.

9. Συχνά λάθη που μπορούν να θέσουν σε κίνδυνο μια προσφορά

Στην πράξη, μια προσφορά μπορεί να αντιμετωπίσει πρόβλημα ακόμη και όταν η επιχείρηση είναι απολύτως ικανή να εκτελέσει τη σύμβαση. Ο λόγος είναι ότι δεν αρκεί να πληροίτε τους όρους: ο φάκελος πρέπει και να το αποδεικνύει σωστά.

Συχνά λάθη είναι:

• η επιφανειακή ανάγνωση της διακήρυξης,

• η παράλειψη ενός παραρτήματος ή υποδείγματος,

• η χρήση γενικών ή παλαιότερων υπεύθυνων δηλώσεων,

• η ελλιπής συμπλήρωση του ΕΕΕΣ,

• η ηλεκτρονική υπογραφή από μη κατάλληλο πρόσωπο,

• η υποβολή τεχνικού εγγράφου χωρίς σαφή αντιστοίχιση στις προδιαγραφές,

• η ασυμφωνία μεταξύ ηλεκτρονικής και επισυναπτόμενης οικονομικής προσφοράς,

• η αποκάλυψη οικονομικών στοιχείων στον τεχνικό φάκελο,

• η έκδοση εγγυητικής επιστολής με λάθος στοιχεία ή χρόνο ισχύος,

• η αναμονή μέχρι την τελευταία ημέρα για την υποβολή.

Δεν διορθώνονται όλα τα λάθη μετά την καταληκτική ημερομηνία. Η δυνατότητα παροχής διευκρινίσεων δεν πρέπει να αντιμετωπίζεται ως ευκαιρία μεταγενέστερης συμπλήρωσης ενός ελλιπούς φακέλου.

10. Μπορεί μια επιχείρηση να υποβάλει μόνη της την προσφορά;

Ναι. Μια επιχείρηση μπορεί να οργανώσει εσωτερικά τη συμμετοχή της, εφόσον διαθέτει τον απαιτούμενο χρόνο και τα στελέχη που μπορούν να μελετήσουν τη διακήρυξη, να συντονίσουν τα εμπορικά και τεχνικά στοιχεία και να ολοκληρώσουν σωστά την ηλεκτρονική υποβολή.

Η εξωτερική υποστήριξη είναι ιδιαίτερα χρήσιμη όταν:

• πρόκειται για την πρώτη συμμετοχή της επιχείρησης,

• η διακήρυξη είναι σύνθετη ή ο χρόνος περιορισμένος,

• απαιτούνται πολλά δικαιολογητικά ή συνεργασία διαφορετικών τμημάτων,

• η αξία της σύμβασης δεν αφήνει περιθώριο για τυπικά λάθη,

• η επιχείρηση θέλει έναν ανεξάρτητο τελικό έλεγχο πριν από την υποβολή.

Ο ρόλος του συμβούλου δεν είναι να αντικαταστήσει την τεχνική γνώση της επιχείρησης, αλλά να μετατρέψει τις απαιτήσεις της διακήρυξης σε συγκεκριμένο πλάνο ενεργειών, να οργανώσει τον φάκελο και να ελέγξει τη συνοχή και την ορθή υποβολή του.

Συχνές ερωτήσεις

Χρειάζομαι ψηφιακή υπογραφή για να συμμετάσχω στο ΕΣΗΔΗΣ;

Για τα έγγραφα και τις ενέργειες για τις οποίες προβλέπεται ηλεκτρονική υπογραφή, απαιτείται η κατάλληλη εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή. Επειδή η έκδοσή της μπορεί να χρειαστεί χρόνο, πρέπει να εξασφαλίζεται πριν από την προετοιμασία μιας επείγουσας προσφοράς.

Είναι ίδια τα δικαιολογητικά σε όλους τους διαγωνισμούς;

Όχι. Υπάρχει ένας βασικός κορμός απαιτήσεων, αλλά κάθε αναθέτουσα αρχή και κάθε σύμβαση μπορεί να προβλέπει διαφορετικά κριτήρια, αποδεικτικά μέσα, τεχνικά στοιχεία και υποδείγματα.

Πρέπει να έχω όλα τα πιστοποιητικά κατά την αρχική υποβολή;

Εξαρτάται από τη διακήρυξη και από το είδος του εγγράφου. Πολλά στοιχεία δηλώνονται αρχικά μέσω του ΕΕΕΣ και αποδεικνύονται από τον προσωρινό ανάδοχο, ενώ άλλα πρέπει να περιλαμβάνονται εξαρχής στην προσφορά. Ο διαχωρισμός αυτός πρέπει να γίνεται μετά από έλεγχο της συγκεκριμένης διακήρυξης.

Τι γίνεται αν λείπει ένα έγγραφο;

Δεν υπάρχει μία απάντηση για όλες τις περιπτώσεις. Εξαρτάται από το έγγραφο, τον όρο της διακήρυξης και το εάν η έλλειψη μπορεί νόμιμα να διευκρινιστεί ή να συμπληρωθεί. Για τον λόγο αυτό, ο φάκελος πρέπει να αντιμετωπίζεται εξαρχής ως πλήρης και όχι να βασίζεται στην πιθανότητα μεταγενέστερης διόρθωσης.

Πόσο νωρίς πρέπει να ξεκινήσει η προετοιμασία;

Όσο νωρίτερα είναι διαθέσιμη η διακήρυξη. Ο απαιτούμενος χρόνος εξαρτάται από την πολυπλοκότητα, τις εγγυητικές επιστολές, τα τεχνικά στοιχεία και τα έγγραφα που πρέπει να συγκεντρωθούν από τρίτους. Η τελευταία εβδομάδα πριν από τη λήξη δεν είναι πάντα αρκετή για μια πρώτη συμμετοχή.

Εντοπίσατε έναν διαγωνισμό που σας ενδιαφέρει;

Η ομάδα του ediagonismos.gr αναλαμβάνει την προετοιμασία, τον έλεγχο και την ηλεκτρονική υποβολή προσφορών σε διαγωνισμούς ΕΣΗΔΗΣ Προμηθειών και Υπηρεσιών, καθώς και τη συγκέντρωση και υποβολή των δικαιολογητικών προσωρινού αναδόχου σε περίπτωση κατακύρωσης.

Στείλτε μας τη διακήρυξη για να εξετάσουμε τις βασικές απαιτήσεις και να σας ενημερώσουμε για τη διαδικασία και την υποστήριξη που θα χρειαστείτε.

Στείλτε μας τη διακήρυξη